Steuerseminare MWST-Seminare MWST-Rechner Eidg. Steuerverwaltung EStV

www.steuerinformationen.ch

Aktuelles zu Steuern von Bund und Kantonen

Artikel mit Schlagwort Lohnausweis

Spesen im Lichte des Steuer- und Arbeitsrechts

20.08.2018
Spesen sind durch den Arbeitgeber im Lohnausweis zu deklarieren. Da der Lohnausweis eine Urkunde ist, stellt eine unkorrekte Deklaration durch den Arbeitgeber eine strafbare Falschbeurkundung dar. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie allfällige Spesen zu vergüten und zu deklarieren sind. Kaum ein anderes Thema verknüpft Arbeitsrecht und Steuerrecht derart intensiv wie die Spesen. Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick über die aktuelle Situation mit einem Exkurs zum Spesenreglement.

Arbeitsrechtlicher Spesenbegriff

Gemäss den Bestimmungen des Arbeitsrechts hat der Arbeitnehmer sämtliche die dem Arbeitnehmer während der Ausführung der Arbeit notwendigerweise entstandenen, geschäftlich bedingten Auslagen zu ersetzen. Dieser Ersatz ist zwingend. Die Spesen können dabei nach tatsächlichem Aufwand gemäss Belegen oder als Pauschale vergütet werden.Fallen die Auslagen vor oder nach der eigentlichen Arbeitszeit des Arbeitnehmers an, stellen deren Ersatz keine Spesen im arbeitsrechtlichen Sinn dar. Ebenfalls nicht unter den Spesenbegriff fallen Spesenpauschalen, welche regelmässig über den effektiven Spesen liegen. Diese haben Lohncharakter und sind somit sozialabgabepflichtig.

Effektive Spesenvergütungen

Werden die Spesen "effektiv" vergütet, hat der Arbeitnehmer pro Spesenereignis einen Beleg beizubringen. Dabei gilt es gewisse Höchstwerte zu beachten. Werden diese eingehalten, müssen die Spesen auf dem Lohnausweis nicht gesondert ausgewiesen werden. Einen Sonderfall bilden die gemischt genutzten Geschäftsfahrzeuge. Diese sind mit 0.8% des Kaufpreises (pro Monat) in Ziffer 2.2 des Lohnausweises zu erfassen. Zudem ist das Feld "F" anzukreuzen, sofern die Kilometer nicht mit mindestens 70 Rp. entschädigt werden.

Pauschale Spesenvergütungen

Pauschale Spesenvergütungen sind Entschädigungen, die ungeachtet ihrer effektiven Anzahl und Höhe der Kosten pro Spesenereignis für einen bestimmten Zeitraum pauschal vergütet werden. Arbeitsrechtlich steht Pauschalspesen nichts entgegen.

Exkurs: genehmigtes Spesenreglement

Steuern

Die Ausarbeitung eines Spesenreglements ist insbesondere in jenen Fällen sinnvoll, in denen der Nachweis der effektiven Spesen für das Unternehmen einen unverhältnismässigen Aufwand darstellt. Das trifft regelmässig auf die Spesensituation bei Kader- oder Aussendienstmitarbeitern zu. Bei der Ausarbeitung eines Spesenreglements sind jedoch gewisse Parameter zu beachten. Massgebend sind auch hier die geschäftsmässig begründeten Spesen.Der Teilnehmerkreis bei Pauschalspesen muss klar definiert sein. Die Pauschalspesen stellen eine vereinfachte Abrechnung von Kleinauslagen dar. Letztere dürfen somit nicht mehr geltend gemacht werden. Als "Kleinspesen" gelten grundsätzlich Auslagen unter CHF 50.00. Dabei werden kumulierte Spesenbelege (z.B. Mehrfahrtenkarten) für die Bestimmung des Grenzwertes in ihre Einzelleistungen aufgeteilt (je Fahrt als 1 Spesenereignis).Spesenreglemente bedürfen zu ihrer Verbindlichkeit der Genehmigung durch die Steuerverwaltung am Sitz der Arbeitgeberin. Richtet das Unternehmen Pauschalspesen aus, so entfällt durch die Genehmigung die Pflicht zum Nachweis der Kleinauslagen. Werden hingegen Pauschalspesen ohne Genehmigung durch die zuständige Steuerbehörde ausgerichtet, sind unbedingt die Spesenbelege aufzubewahren, um die Spesenhöhe bei einer allfälligen Steuerkontrolle belegen zu können.

Arbeitsrecht

Werden Spesenreglemente bei laufenden Arbeitsverträgen eingeführt, ist Vorsicht geboten. Da dadurch die Leistungen des Arbeitgebers neu geregelt werden, stellt dies regelmässig eine zustimmungspflichtige Vertragsanpassung dar.

Fazit

Spesen sind ein sowohl für den Arbeitnehmer, als auch für den Arbeitgeber interessantes Entschädigungsinstrument. Dies nicht zuletzt auch in steuerlicher Hinsicht. Sie unterliegen deshalb klaren Anforderungen. Werden diese nicht eingehalten, verkehren sich die Vorteile schnell in teure, kaum zu korrigierende Nachteile für alle Parteien.
Quelle: GHR TaxPage August 2018. Die GHR TaxPage beinhaltet keine Rechts- oder Steuerberatung. Publikation mit freundlicher Genehmigung der GHR Rechtsanwälte AG, Bern Muri und Zürich, www.ghr.ch

MWST-Info Privatanteile - neue Ausgabe

31.05.2016
Heute hat die Hauptabteilung MWST der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV die MWST-Info 08 Privatanteile in neuer Ausgabe veröffentlicht. Die MWST-Info Privatanteile gibt nach wie vor Auskunft über Umfang sowie Art der Besteuerung von Privatanteilen, über die Bemessungsgrundlage bei Automatenverpflegung oder Kantinenverpflegung sowie über die Besteuerung der Abgabe von Geschenken an Dritte.Die MWST-Info Privatanteile enthält wichtige Informationen sowohl für Angestellte in Unternehmen, also Leute, die einen Lohnausweis bekommen (hier stehen im Fokus vor allem Kotenbeteiligungen und Gehaltsnebenleistungen des Arbeitgebers, Geschäftsfahrzeuge etc.), wie auch für Inhaber einer Einzelunternehmung. Zentral ist die Broschüre auch für die Personalverpflegung an Automaten oder in der Kantine.

Überblick über die Änderungen

Einen Überblick über die Veränderungen können Sie gewinnen, indem Sie auf der unten verlinkten Seite beim Änderungsdatum von/bis jeweils den 31.05.2016 eingeben und auf "Anzeigen" klicken. 

Link zur neuen MWST-Info Privatanteile

   

Neuerungen bei der Lohndeklaration

28.01.2016
Am 9. Februar 2014 hat das Stimmvolk die sogenannte FABI-Vorlage angenommen. In dieser Vorlage zur Finanzierung und zum Ausbau der Eisenbahninfrastruktur hat sich auch die Begrenzung des Pendlerabzuges eingeschlichen. Diese Vorlage hat Auswirkungen sowohl auf die Unternehmen bei der richtigen Lohndeklaration wie auch auf den einzelnen Steuerpflichtigen bei der Höhe seiner Berufsauslagen.

Umsetzung der FABI-Vorlage

Die notwendigen, abzugsfähigen Kosten für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte wurden auf Bundesebene auf CHF 3’000 begrenzt. Einige Kantone gleichen sich der direkten Bundessteuer an und begrenzen ebenfalls auf CHF 3’000 („FABI-Pauschale“). Andere Kantone nehmen höhere Beträge oder verzichten auf die Begrenzung.Durch diese Regelung erleiden Pendler ab 1. Januar 2016 einen finanziellen Nachteil gegenüber der heutigen Lösung, da sie ihre Kosten für Fahrten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte nicht mehr wie bis anhin in effektiver Höhe abziehen können.

Auswirkungen auf die Geschäftsfahrzeuge

Steuerpflichtige, die ein Geschäftsfahrzeug zur Verfügung haben, konnten schon bisher die Fahrkosten zwischen Wohn- und Arbeitsstätte nicht noch zusätzlich geltend machen (Kreuz im Feld «F» des Lohnausweises). Gleichzeitig wird ihnen für die private Nutzung ein Privatanteil von mind. 9.6 % (12 × 0.8 %) vom Anschaffungswert des Fahrzeugs aufgerechnet.Mit der neuen Regelung gemäss FABI wird zudem ab 1. Januar 2016 die Differenz des Arbeitsweges zur „FABI-Pauschale“ zusätzlich als Einkommen aufgerechnet werden. Diese Aufrechnung kommt zum vorgenannten Privatanteil von 9.6 % hinzu. Die Verwaltung begründet dies damit, dass die pauschale Aufrechnung eines Privatanteils von 9.6% zwar die privaten Fahrtenabdecke, nicht aber den Arbeitsweg.

Bescheinigungspflicht im Lohnausweis

Vergütet die Arbeitgeberin die vollen Kosten für den Arbeitsweg, unabhängig davon, ob dieser mit dem Privatfahrzeug oder dem öffentlichen Verkehr zurückgelegt wird, ist dies in Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren. Diese neue Reglung hat zur Folge, dass eine Verlängerung des Arbeitsweges (infolge Wohnsitzwechsels oder Sitzverlegung der Arbeitgeberin) zu einer Erhöhung der Steuerlast beim Arbeitnehmer führt, sofern er die gesamten Wegkosten entschädigt erhält. Sein steuerlicher Abzug bleibt trotz des längeren Arbeitsweges unverändert bei CHF 3’000.Für Arbeitnehmende im Aussendienst mit Geschäftsfahrzeugen wird ab 1. Januar 2016 in deren privater Steuererklärung die Differenz zwischen dem eigentlichen Arbeitswegabzug und der FABI-Pauschale aufgerechnet. Da Aussendienstmitarbeitende jedoch oft direkt zum Kunden und nicht zuerst von zu Hause an den Arbeitsort fahren, gelten diese Fahrten nicht als Arbeitsweg. Die Arbeitgeberin muss in diesem Fall neu unter Ziffer 15 des Lohnausweises den prozentmässigen Anteil am Aussendienst bescheinigen.

Empfehlung

Die neue Regelung führt ab diesem Jahr zu einer zusätzlichen Komplexität bei der Erstellung der Lohnausweise. Falschdeklarationen sind einerseits strafrechtlich sehr heikel und können andererseits zu signifikanten Steuernachteilen für den Arbeitnehmer führen. Sprechen Sie mit uns. Wir helfen Ihnen gerne.
Quelle: GHR TaxPage November 2015. Die GHR TaxPage beinhaltet keine Rechts- oder Steuerberatung. Publikation mit freundlicher Genehmigung der GHR Rechtsanwälte AG, Bern Muri und Zürich, www.ghr.ch

SO - Lohnausweis geht ab 2014 direkt ans Steueramt

16.05.2013
Der Regierungsrat des Kantons Solothurn hat eine 2010 beschlossene Bestimmung des Gesetzes über die Staats- und Gemeindesteuern in Kraft gesetzt. Diese verpflichtet die Arbeitgeber im Kanton Solothurn ab 2014 ein Exemplar des Lohnausweises ihrer Mitarbeiter dem Kantonalen Steueramt einzureichen. Die Meldung kann mit einem zertifizierten Lohnprogramm automatisch erfolgen.Der Kantonsrat hat diese Bestimmung bereits im März 2010 im Rahmen der Revision des Steuergesetzes beschlossen, die 2011 in Kraft getreten ist. Davon ausgenommen wurde die sogenannten Lohnmeldepflicht für die Arbeitgeber, weil das Steueramt damals noch nicht in der Lage war, die Menge der Lohnausweise mit vertretbarem Aufwand den einzelnen Steuerdossiers zuzuordnen. In der Zwischenzeit hat das Steueramt die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen, so dass die Arbeitgeber ab 2014 erstmals die Lohnausweise für das Jahr 2013 auch dem Steueramt zuzustellen haben.

Bonuszahlungen – steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen

27.01.2012
Bonuszahlungen an Arbeitnehmer werden meistens auf Grund der anfangs Jahr ermittelten Zahlen des letzten Geschäftsjahres zugesprochen. Eine Bonuszahlung wird bei KMUs im Rahmen der Geschäftsabschlussarbeiten zudem benutzt, um die Steuerbelastung der Gesellschaft zu steuern.

Deklaration im Lohnausweis

Bonuszahlungen stellen unregelmässige Leistungen dar, welche bei ganzjährigem Arbeitsverhältnis als Bestandteil des Lohnes in Ziff. 1 des Lohnausweises ausgewiesen werden müssen. Bei einem unterjährigen Arbeitsverhältnis sowie bei Zuzug in bzw. Wegzug aus der Schweiz ist eine Bonuszahlung unter Ziff. 3 des Lohnausweises als unregelmässige Leistung aufzuführen. Bei internationalen Sachverhalten ist die separate Deklaration wichtig, da ansonsten eine einmalige Bonuszahlung bei der Steuerberechnung fälschlicherweise zusammen mit dem Lohn auf ein Jahr umgerechnet wird.

Deklaration in zeitlicher Hinsicht

Bonuszahlungen sind grundsätzlich im Lohnausweis desjenigen Steuerjahres aufzuführen, in welchem der Arbeitnehmer einen festen Rechtsanspruch darauf erwirbt und dieser nicht gefährdet ist. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn der Arbeitgeber eine Bonuszahlung zugesprochen oder ausgerichtet hat. Aus steuerlicher Sicht kann es somit unter Umständen irrelevant sein, in welchem Steuerjahr die Bonuszahlung effektiv ausbezahlt wird. Ist die Höhe einer vereinbarten Bonuszahlung Ende Jahr noch ungewiss, ist sie grundsätzlich erst im Lohnausweis des darauffolgenden Jahres, in welchem die Auszahlung erfolgt, aufzuführen. Das gilt insbesondere für gewinn- bzw. umsatzabhängige Boni. Demgegenüber können im Rahmen der Jahresabschlussbuchungen unter anderem Lohnnachzahlungen verbucht werden, welche sich gewinnmindernd auf das entsprechende Steuerjahr auswirken. Solche Nachbuchungen sind im Lohnausweis des vergangenen Steuerjahres aufzuführen, auch wenn die Auszahlung erst im nachfolgenden Steuerjahr erfolgt.

Sozialversicherungsrechtliche Folgen

Bonuszahlungen stellen einen Lohnbestanteil dar und unterliegen zusammen mit dem normalen Lohn grundsätzlich den üblichen sozialversicherungsrechtlichen Abgaben. In der Regel sind die entsprechenden Abgaben im Zeitpunkt der Auszahlung zu leisten. Tritt ein Arbeitnehmer jedoch vor der Auszahlung aus, ist das Austrittsdatum massgebend. Dies gilt unabhängig von der steuerrechtlich korrekten Deklaration, weshalb die steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Deklaration von Bonuszahlungen in zeitlicher Hinsicht divergieren können. Von den Sozialversicherungen hingegen befreit sind Dividendenzahlungen. Diese werden zudem privilegiert besteuert. Sie stellen deshalb eine attraktive Alternative zu einem Bonus dar.

Empfehlung

Die korrekte Deklaration und Verbuchung von Bonuszahlungen im Lohnausweis kann sich unter Umständen erheblich auf die Steuerbelastung des Arbeitgebers aber auch des Arbeitnehmers auswirken. In welchem Steuerjahr eine Bonuszahlung zu deklarieren ist, hängt von der konkreten Situation im Einzelfall ab. Bei KMUs stellt die Auszahlung einer Dividende anstelle eines Bonus zudem häufig eine attraktive Variante dar. Aus diesem Grund sind Bonuszahlungen aus arbeits- und steuerrechtlicher Sicht mit einem Steuerberater zu analysieren.
Quelle: GHR TaxPage Januar 2012. Die GHR TaxPage beinhaltet keine Rechts- oder Steuerberatung. Publikation mit freundlicher Genehmigung der GHR Rechtsanwälte AG, Bern Muri und Zürich, www.ghr.ch

MWST-Info 08 - Privatanteile

26.11.2010
Die ESTV hat heute die neue MWST-Info 08 - Privatanteile veröffentlicht. Diese neue, von vielen wahrscheinlich sehnlichst erwartete Broschüre gibt Auskunft über den Umfang und die Art der Besteuerung von Privatanteilen, die Bemessungsgrundlage bei Automaten- und Kantinenverpflegung sowie die Abgabe von Geschenken an Dritte.Wie dies zu erwarten war, wird hinsichtlich der meisten Sachverhalte auf den Lohnausweis sowie auf die entsprechenden, die direkten Steuern betreffenden Merkblätter N1/2007,  N2/2007 sowie NL1/2007 abgestellt.Direkt zur neuen MWST-Info 08 - Privatanteile

Lohnausweis - neue Version der Gratis-Software

03.11.2009
Letzte Aktualisierung: 28.01.2011 (neue Version)ESTV/SSK haben die neue Version 6.2 der Gratis-Software eLohnausweis (für die Jahre 2011/2012) veröffentlicht. Mit dieser Software können KMU, die keine eigene Lohnverarbeitungssoftware im Einsatz haben, eine beliebige Anzahl Lohnausweise elektronisch erstellen.Gemäss Auskunft der ESTV ist die Software mandantenfähig, so dass sie unter Umständen auch im Rahmen der Beratungstätigkeit verwendet werden kann.
Sind Sie auf der Suche nach mehr Sicherheit in der Lohnbuchhaltung? Dann besuchen Sie die folgenden Praxis-Seminare!
Die Software ist erhältlich sowohl für Windows-, Apple- und Linux-PCs.Laden Sie die Software hier herunter.